Assistenz / Sekretariat - Vollzeit (m/w/d)

Sie wollen den KSVF beim reibungslosen Ablauf seiner Verwaltungsverfahren unterstützen und gleichzeitig Ihre Fähigkeiten im Büromanagement unter Beweis stellen? Sie haben Ihr Büro im Griff, während Sie den elektronischen Akt von Antragsteller:innen pflegen und Bescheide ausfertigen oder Parteiengehöre nach Weisung umsetzen? Wenn Sie zudem in einem spannenden, nicht alltäglichen, Arbeitsumfeld im Kunst- und Kulturbereich tätig sein wollen, sind Sie bei uns richtig! Der Künstler-Sozialversicherungsfonds leistet Zuschüsse zu den Sozialversicherungsbeiträgen der selbständigen Künstler:innen, kann in besonderen Notfällen Beihilfen zahlen und hebt die Abgaben zur Aufbringung der hierfür erforderlichen Mittel ein. Diese Aufgaben werden aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z.B. Künstler-Sozialversicherungsfondsgesetz, Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz) und strukturierter Rahmenbedingungen erfüllt. Der KSVF agiert hierbei als Behörde. Aufgaben Sie unterstützen die Geschäftsführerin sowie das juristische Team bei der Abwicklung der vielfältigen Aufgaben in allen organisatorischen und administrativen Belangen. Diese beinhalten u.a. · Freundliche und professionelle Betreuung der Antragsteller:innen als erste Anlaufstelle bei telefonischen und schriftlichen Fragen · Zuverlässige Bearbeitung des Postein- und ausgangs zur Vervollständigung des elektronischen Aktes · Verantwortungsbewusste Aktenverwaltung und (elektronischen) Aktenablage sowie Aktualisierung der Datenbank · Ordnungsgemäße und gewissenhafte Umsetzung der übertragenen Aufgaben, wie z.B. Ausfertigung von Serienbriefen nach Weisung (insbesondere Parteiengehöre, Kurieneinladungen, EARs) · Kontakt mit SVS, Finanzämtern, Steuerberatungskanzleien und sonstigen Institutionen · Terminkoordination und Vorbereitung von Sitzungen · Büroadministration, wie z.B. Verwaltung und Bestellung von Büromaterial · Erstellen von Statistiken Qualifikation * Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, z.B. HAK/HASCH-Abschluss bzw. nachweisbare einschlägige mehrjährige Berufserfahrung * Die professionelle Handhabung von MS-Office mit Schwerpunkt Word und Excel, profunde Maschinschreibkenntnisse sowie der verantwortungsbewusste Umgang mit sensiblen Daten sind für Sie selbstverständlich. * Als gewissenhafte, belastbare und loyale Persönlichkeit bewahren Sie auch in herausfordernden Situationen den Überblick und können unter Zeitdruck Prioritäten setzen. * Sie zeichnen sich durch Lernbereitschaft und Arbeitsfreude aus und passen sich rasch an sich verändernde Arbeitsabläufe und neuen Aufgaben an * Erfahrung in der telefonischen Kundenbetreuung vorteilhaft Benefits · unbefristetes Dienstverhältnis mit Entwicklungsmöglichkeiten · Gleitzeit · Auszahlung von Überstunden · Gutes Betriebsklima · Unkonventionelles Umfeld ohne Dresscodes · abwechslungsreiches Aufgabengebiet · Altbaubüro beim Burggarten mit sehr guter öffentlicher Anbindung und einer verschlafenen Fellnase Für diese Position wird je nach konkreter Qualifikation und adäquater Berufserfahrung ein Jahresbruttogehalt ab € 30.800,-- geboten. Bitte schicken Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive Foto und Gehaltsvorstellung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!