Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

  • Donaustadt
  • Lukoil Lubricants Europe Gmbh

Die LUKOIL Lubricants Europe GmbH ist eine Tochter der LUKOIL International GmbH, mit Sitz in Wien (Österreich) und hat ihr Kerngeschäft in der Produktion und im Vertrieb von hochwertigen Schmierstoffen und Fetten. Die LUKOIL Lubricants Europe GmbH ist seit 2011 in Europa aktiv und verfügt über zwei eigene Schmierstoffwerke in Österreich und Finnland. Sie versorgt den europäischen Markt über 8 LUKOIL-Niederlassungen und ein umfangreiches Händlernetz in Nord-, Zentral-und Westeuropa mit einem breiten Portfolio an Fertigschmierstoffen, diversen Ölprodukten und Chemikalien.

Für unser Team in 1220 Wien (Ölhafen Lobau) suchen wir, in Vollzeit,
zum ehestmöglichen Eintritt, eine/n:

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)


  • Unterstützung der Geschäftsleitung in allen Belangen des Tagesgeschäfts
  • Organisation von internen und externen Meetings, Video- oder Telefonkonferenzen, bei Bedarf inklusive Buchung von Catering und Meetingräumen sowie ggf. Protokollführung
  • Abwicklung der laufenden Bürokorrespondenz (Telefon, E-Mail, Post) sowie Organisation der ein- und ausgehenden Boten- und Kurierdienstsendungen
  • Kontinuierliche Kommunikation mit der Konzernzentrale in Moskau und Bereitstellung der geforderten Informationen, Dokumente und Unterlagen entsprechend der konzerninternen Vorgaben
  • Erstellung/Übersetzung von Dokumenten, Präsentationen, Berichten, etc. (Deutsch / Englisch / Russisch)
  • Unterstützung im Unterschriftsprozess für Verträge und offizielle Dokumente
  • Bearbeitung von Rechnungen und Mahnungen sowie Erfassung im elektronischen Rechnungssystem
  • Unterstützung im Expatriate Management: div. administrative Angelegenheiten, Versicherungswesen, Firmenfahrzeuge, Dienstwohnungen sowie Umzugs- und Reisemanagement
  • Koordination des Office Managements und Zusammenarbeit mit externen Lieferanten und Dienstleistern bzgl. Büroreinigung, Büroinstandhaltung, Bestellung von Reinigungsmitteln und Büroverpflegung (Kaffee / Tee / Wasser) etc. sowie Bestellung von Büromaterial

  • Abgeschlossene Schul- oder Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
  • 2-3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
  • Sehr gute Russisch- Englisch-, und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Versierter Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
  • Genauer und strukturierter Arbeitsstil, Zuverlässigkeit, Loyalität, Diskretion und diplomatisches Geschick
  • Selbständigkeit und die Fähigkeit Prioritäten gemäß den geschäftlichen Anforderungen zu setzen
  • Zeitliche Flexibilität und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Hands-On Mentalität
  • Führerschein B und PKW von Vorteil

  • Ein interessantes Arbeitsumfeld mit einem motivierten Team und internationalem Flair
  • Vielseitige, herausfordernde Tätigkeiten und spannende Projekte
  • Ein marktkonformes Gehalt von EUR 45.000, - brutto / Jahr - wobei je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Anpassung möglich ist
  • Diverse Benefits wie z.B. Mittagsverpflegung, kostenfreie Parkmöglichkeit, flexible Arbeitszeiten und gelegentliche Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten

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