Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

  • Wien
  • Iventa. The Human Management Group

Unser Auftraggeber ist ein bestens etabliertes und zukunftsorientiertes Unternehmen, das mit österreichischen Wurzeln zu den Top Playern im weltweiten Musikverlagswesen zählt. Als künstlerische Heimat für große Namen der Musikgeschichte sowie für zeitgenössische Künstler*innen ist der Blick visionär in die Zukunft gerichtet, um innovative Lösungen für das digitale Zeitalter erfolgreich zu entwickeln und umzusetzen. Zur Erweiterung des engagierten Teams am Standort Wien suchen wir eine dynamische Persönlichkeit, die mit Ihrer Expertise proaktiv die Geschäftsleitung unterstützt und Freude an Finanzkennzahlen sowie anderen kaufmännischen Themen hat.


  • Übernahme von administrativen und organisatorischen Aufgaben zur proaktiven Unterstützung der Geschäftsleitung, bspw. Terminkoordination, mündliche und schriftliche Kommunikation in deutscher sowie englischer Sprache, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationsunterlagen
  • Selbstständige Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken mit Hilfe der internen Datenbank
  • Kontakt zu Dienstleistern, Übernahme von Versicherungsagenden sowie Schadensabwicklungen
  • Gewährleistung eines optimalen Ablaufes im Office Management und in der Büroorganisation durch die Erarbeitung bzw. Weiterentwicklung von Prozessen sowie Richtlinien
  • Mitarbeit bei diversen HR-Themen, bspw. in der Personaladministration, bei der Koordination von Recruiting Prozessen und in der Zeiterfassung
  • Erstellung von Informationsunterlagen für den Finanzbereich sowie das Controlling, Unterstützung bei der Budgetplanung
  • Bei Bedarf: Unterstützung der Finanzbuchhaltung bei einfachen Tätigkeiten wie bspw. der Buchung von Eingangsrechnungen


  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (abgeschlossenes Studium im Finanzbereich von Vorteil)
  • Erste einschlägige Erfahrung in einer vergleichbaren Position im Finanzbereich und auf Vorstandsebene
  • Grundlegende Kenntnisse im Finanzbereich, um einfache Analysen und unterstützende Tätigkeiten zu übernehmen
  • Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook sowie Erfahrung mit ERP-Systemen
  • Uneingeschränkte Vertraulichkeit, Diskretion und Loyalität sowie eine ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung sind Voraussetzung
  • Professionelles Auftreten mit sehr guten Deutsch- und guten Englischkenntnissen
  • Proaktive, selbständige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
  • Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit ausgezeichneten Umgangsformen im Kontakt mit internen und externen Geschäftspartner*innen


  • Verantwortungsvolle Tätigkeit und selbstständige Aufgabengebiete in einem international agierenden österreichischen Unternehmen
  • Angenehme Arbeitsatmosphäre und wertschätzendes Umfeld
  • Möglichkeit zur Weiterbildung und -entwicklung
  • 2 zusätzliche freie Tage pro Jahr
  • Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitvereinbarung sowie Homeoffice-Option
  • Für diese abwechslungsreiche Position bietet unser Auftraggeber ein Jahresbruttogehalt ab EUR 45.000,- mit Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung



SCNT1_AT